أيضا قبل ما ندخل في تفاصيل خطوات انشاء النظام المحاسبي يوجد كم فكرة اود ايصالها لكم وهي :
1- تكون ثقتك بالله قوية واعلم انه ما فيش حد اشتغل مدير مالي او مراجع على طول من لحظة ما تعين لأول مره وهو بدون خبرة خصوصا في القطاع الخاص والشركات وانما الجميع مر بنفس المرحلة التي انت متقدم لهم ومروا بنفس الظرف الذي انت داخل نفسك خايف منه بالرغم من ان الامر عادي والا لما تجاوزه الكثير ووصلوا الى مراتب عليا (شيل من راسك الإحباط والوسواس وانك ما عندكش خبرة لان كل الناس بدأت شغلها وما عندهاش خبرة وربنا وفقهم وواصلوا طريق المهنة ) .
2- أي شخص لما يتعين في عمل جديد سواء الذي (عنده خبرة واشتغل قبل كدا او الذي ما عندوش خبرة) بمعنى انه أي واحد لما يتعين في عمل جديد مهما كان هذا العمل فإن هناك ظروف معينة يجب عليه ان يتكيف معها وهي :
أ- بيئة العمل الجديدة ب- زملاء عمل جدد ..........الخ
القلق نتيجة هذا الامر شيء طبيعي سرعان ما يتم تجاوزه مع الأيام الأولى .
3- عشان تكسب الجميع حاول ان تقف على مسافة واحدة من جميع زملاء العمل (لأنه قد يكون هناك تكتلات بين الزملاء وانت لسا جديد مش عارف حاجة عنها ، او قد يكون صلة قرابة بين الموظفين على مختلف مستوياتهم الإدارية فيساء فهمك لاي موضوع ، لوكن عندما تقف على مسافة واحدة من الجميع فسوف يحترمك الجميع ويحاول كل طرف كسب مودتك .
4- لا تظهر ميولك او انتمائك الديني او السياسي وخصوصا في المرحلة الأولى من تعيينك .
........................................
الان ندخل في صلب موضوعنا وهو كيف سوف تقض الأيام الأولى في وظيفتك كمحاسب تعين لأول مرة
هنا لازم نفرق بين المرحلتين التاليتين :
او
منشأة جديدة لم تبدأ بعد في مزاولة نشاطها وتم تعيين المحاسب ليؤسس النظام المحاسبي ويبدأ مع بداية مزاولة النشاط
سوف نتحدث في البداية عن محاسب تعين في منشأة جديدة بدأت في مزاولة نشاطها من كم شهر ولم يتم تعيين محاسب (بيمشوا شغلهم بشكل عشوائي )
حتى تنجح في مهمتك
المطلوب منك ما يلي :
a) فهم طبيعة عمل المنشأة (نشاطها ) وتعاملاتها
b) استغلال كل دقيقة من وقتك لتقييم الوضع الراهن والعمل على تصميم نظام محاسبي كون الجميع ينظر اليك على انك المخلص للمنشأة من العشوائية التي وصلت اليها .
c) في اليوم الأول والثاني يتم التركيز على الاجتماع مع الإدارات والاقسام الرئيسية داخل المنشأة كما يلي :
- إدارة المنشأة متمثلة في من يدير المنشأة (المدير العام او التنفيذي )
- امين الصندوق ( او من يقوم بعمليات التحصيل والايداع ...الخ )
- مسئول المخازن ( امين المخازن مسئول المعرض ...الخ )
- الموارد البشرية ، قسم المبيعات ، قسم المشتريات .......
بخصوص ادارة المنشأة هي أولا من قامت بتعيينك ومن سوف تقدم لك يد العون في أداء مهامك بنجاح لذلك قم بالعرض عليهم ان :
1- الخطوة الأهم بالنسبة لك هي تأسيس النظام المحاسبي الذي يكفل سلاسة الإجراءات الإدارية وعدم تعقيدها بما لا يخل بالرقابة وذلك لن يتأتى الا من خلال معرفة طبيعة عمل المنشأة وتعاملاتها والاطلاع على الهيكل التنظيمي ان وجد واذا لا يوجد هيكل تنظيمي على الأقل يشرح لك المدير اهم الإدارات والاقسام الموجودة داخل المنشأة .
2- تقدم لك الإدارة شرح عن المجالات التي يتم العمل فيها كون ذلك سوف يكون مفيدا عند بناء الدليل المحاسبي .
3- الاستفسار (بطريقة لائقة )عن الدورة المستندية الحالية وكيف تجري وما هي اهم المستندات المتوفرة وكيف يتم التسجيل وكيف يتم متابعة الأرصدة
4- اطلاع المدير بأنك سوف تكون مضطرا للجلوس مع امين الصندوق والمحازن والمبيعات والموارد البشرية وغيرهم لاستخلاص وعمل تصور كيف تتم التعاملات بين تلك الإدارات كون ذلك سوف ينعكس إيجابيا على تصميم النظام المحاسبي .
5- التوضيح للمدير بأن كل تلك الإجراءات التي سوف تقوم بها ضرورية حتى تستطيع تصميم نظام محاسبي وفقا للأسس المهنية والعلمية ، وبأنك سوف تقوم بموافاته بالنتائج التي سوف تتوصل اليها اولا بأول .
بخصوص امين الصندوق او من يقوم بعمله يجب الجلوس معه والاستفادة من الحوار الذي سوف يدور معه كون امين الصندوق هو اكثر الموظفين التصاقا بالتعاملات المالية وعادة عندما تكون المنشآت في بداية تأسيسها تجد امين الصندوق هو المحاسب والمحصل وهو الذي عارف الأرصدة التي لدى العملاء وكذلك الديون والسلف والعهد وهو من يقوم بشراء الأصول (امين الصندوق ينظر الى نفسه على انه اهم عنصر داخل المنشأة وهو المؤسس لذلك اعمل حسابك انه قد ينظر اليك على انك قد تحد من صلاحياته وتحركاته) لذلك عليك القيام بما يلي :
1- ان لا تتعامل مع امين الصندوق وكأنك شرطي اتيت لكي تتصيد اخطاءه فالرجل كثر خيره يقوم بعمل عشرة موظفين وبالتالي يتم الثناء عليه وللدور الذي يقوم به والجهد الذي يبذله في سبيل نجاح العمل وبأنك سوف تكون رديف له حتى يتم انجاز اعمال الشركة التي تتوسع يوم بعد يوم وبأن وجودك لن يؤثر على عمله بل على العكس سوف تخفف عنه الاعمال المتراكمة .
2- حاول ان لا تدخل مع امين الصندوق في موضوع مطابقة الصندوق وكيف تتم من اول يوم تقابله ولكن ادخل معه في مواضيع أخرى مثلا
- يشرح لك دورة المبيعات والدورة المستندية الحالية الخاصة بها ،
- كذلك يشرح ويعطيك فكرة كاملة عن المخازن وكيف يتم التوريد والصرف
- أيضا تأخذ فكرة عن الهيكل التنظيمي والإدارات وتخصصاتها واعمالها وطريقة التعاملات الحالية حتى يتم تطويرها بالتنسيق معه ومع المدير .
3- في اجتماع اخر وحتى لو يفرق يوم او يومين عن هذا الاجتماع يشرح لك فيه كيف تتم المبيعات وتحصيل المديونيات .
4- تلخص كل ذلك وسوف يتم عليه تقييم الوضع الراهن للمنشأة ومن خلال الوضع الراهن سوف يتم البدء في بناء الدليل المحاسبي وتصميم النظام .
5- الاستعداد لعمل جرد للأصول في اقرب وقت .
بخصوص امين المخازن يعتبر عنصر مهم داخل المنشأة كونه سوف يقدم لك تلخيص كامل عن الأصناف وبموجب هذا التلخيص يتم بناء دليل الأصناف وترميزه وبالتالي ما سوف يتم الحوار بخصوصه مع من امين المخازن يلي :
- اعطائك فكرة كاملة عن الالية الحالية للفحص والاستلام والتوريد والصرف .
- عليه البدء في اعداد تصور اولي لترميز المواد كونه صار لديه خبرة عن المواد وتصنيفها كمجموعات إضافة الى تكويناتها ومسمياتها والوحدات والعبوات و .......... .
- التوضيح لامين المخازن بأن هذا العمل ضروري ويصب في خدمة العمل وسوف يجنب امين المخازن أي عجز قد يحصل كون امين المخازن سوف يكون لديه سجل خاص به يستطيع مراقبة كل صنف من خلاله .
- الاستعداد لعمل جرد مخزني فعلي في اقرب وقت .
بخصوص مدير المبيعات او المشتريات ان وجد ( لأنه في الغالب عند تأسيس
المنشآت الصغيرة يكون المدير هو في نفس الوقت مدير للمبيعات ومدير للمشتريات ) :
وبالتالي يتم الايضاح لهذه الإدارات بأن النظام المحاسبي يتطلب إجراءات معينة لن تعيق أداء مهامهم ولكنها سوف تحفظ أموال الشركة ومن اهم هذه الإجراءات مثلا ما يلي :
- على امين المخزن ان يحرر سند استلام مخزني لاي بضاعة مشتراه سوف تدخل الى مخازنه او مردود مبيعات لاي بضاعة مرتجعة من العملاء .
- عدم قيام امين المخازن بصرف أي بضاعة الا بموجب امر صرف مخزني محدد عليه رقم فاتورة البيع .
- إضافة الى تفصيلات أخرى سترد خلال مناقشة الدورة المستندية .
بخصوص الإدارات الأخرى ان وجدت كالموارد البشرية وغيرها يتم استخلاص منهم كل ماله علاقة بعملهم مع الحسابات .
بعد ان تكون قد انتهيت من الاجتماع مع الإدارات السابقة وخلال يومين بالكثير وقمت بتلخيص نتائج تلك الاجتماعات التي تستطيع من خلالها تقييم الوضع الراهن للمنشأة
الخطوات الرئيسية المهمة التي ينبغي عليك القيام بها هي
1- الشروع في بناء الدليل المحاسبي (ان كنت ستعمل وفقا لنظام الي ومرفق ادناه رابط شرح تفصيلي كيف يتم انشاء دليل محاسبي) اما اذا كان النظام المتبع يدوي فما عليك الا تحديد الحسابات الرئيسية كالصندوق والبنوك والعملاء والمبيعات والمشتريات والسلف والعهد ....الخ .
رابط شرح كيف يتم انشاء دليل محاسبي
2- حصر الدفاتر المستندية المتوفرة حاليا والعمل على طباعة دفاتر جديدة على الأقل الدفاتر الرئيسية كالقبض والصرف ( نقدي وشيكات )وفواتير المبيعات ومردودات المبيعات والاستلام المخزني والصرف المخزني ودفتر حركة الصندوق .
3- الترتيب لاجراء جرد يتم التوصل من خلاله للارصدة الافتتاحية التي من خلالها يتم عمل القيد الافتتاحي ( جرد للمخازن ،الصندوق ، ارصدة العملاء ، البنوك ، الديون التي على الشركة ، رأس المال ويتم جرد كل الحسابات التي تم استخلاصها من خلال نقاش المحاسب مع الإدارات والاقسام داخل الشركة )
4- بخصوص القيد الافتتاحي المنشود والذي يسعى المحاسب الى اجرائه يتم تخصيص مهله محددة لتوفير هذه الأرصدة ان توفرت كان ذلك امر طيب مالم يتم عمل القيد بما هو متوفر والرفع للإدارة بالمبلغ الفارق والتوضيح للإدارة بأهمية استكمال وتوفير بقية الأرصدة وكل ما استجد مبلغ يتم اقفاله في الرصيد المعلق وهذا يعتبر اقصر الحلول حتى يستطيع المحاسب البدء في عمله اليومي سواء كان وفقا للنظام الالي او النظام اليدوي.
5- يتم التركيز على حساب البنك كون كشف حساب البنك سوف يتم الاستنتاج من خلاله العملاء وحركة تعاملاتهم ويعتبر هذا الحساب مؤشر مهم للمحاسب للوصول الى حسابات مختلفة .
6- بخصوص الدليل المحاسبي المشار اليه في الفقرة رقم 1 أعلاه يتم الاسترشاد بالدليل المحاسبي المرفق لكم نسخة منه هنا كون الدليل المحاسبي للحسابات الرئيسية في اغلب المنشآت وخصوصا التجارية متشابه الى حد كبير وما على المحاسب الا التركيز على بعض الحسابات الفرعية التي شوف تختلف من منشأة الى أخرى بحسب طبيعة نشاط كل منشأة وتعاملاتها .
7- وبعمل الدليل المحاسبي نكون قد قمنا بإعداد اهم خطوة في النظام المحاسبي ومن خلاله يتم البدء في قيد العمليات كما شرحنا ذلك في حلقة الدورة المحاسبية من المستند الى الميزانية .
