التدريب علي مهارات المتابعة والتقييم

عملية المتابعة

 

تعريف مفهوم المتابعة:

 "هي عملية منظمة ومخططة ومستمرة ، تتم بصفة دورية ومنتظمة على مدار عمر المشروع لجمع المعلومات عن تشغيل وإنجازات المشروع وتأثيراته ، ثم إعدادها وتوصيلها إلى إدارة المشروع أو غيرها من الجهات المعنية بغرض مساعدتهم على اتخاذ القرارات المناسبة لتنفيذ المشروع بكفاءة نحو تحقيق الأهداف المخططة ".

" هي عملية مستمرة لجمع وتحليل المعلومات والبيانات للمشروعات والبرامج لتحديد مدى توافق سير أنشطة المشروع مع الخطة الموضوعة له لبيان الوضع الحالي للمشروع وتركز على مؤشر الأداء " .

أسباب أجراء عملية المتابعة :

لإمداد إدارة المشروع بالمعلومات الدقيقة في الوقت المناسب عن أنشطة المشروع للمساعدة في اتخاذ القرارات الخاصة بالآتي:

§       الموارد البشرية

§       الجدول الزمني

§       تدبير الموارد والمصادر

§       مستوى الجودة وكفاءة الأداء

§       الإدارة المالية والميزانية

وظائف عملية المتابعة :

           ·     توثيق مراحل تنفيذ المشروع .

     ·  تفسير عملية اتخاذ القرار بواسطة الإدارة .

           ·     اتخاذ القرار السليم .

     ·  التعلم من الخبرات المكتسبة  للمساعدة في وضع الخطط المستقبلية.

أهداف المتابعة

المتابعة توفر لإدارة المشروع كافة البيانات والمعلومات عن أنشطة المشروع المنفذة بما يمكنهم من تحليل الموقف الحالي للمشروع ومقارنة ما تحقق فعلا بما كان مخططا تنفيذه وبخاصة التحقق من أن :

-  التنفيذ يتم وفقا للجدول الزمني المخطط .

-  تكلفة الأنشطة المنفذة في حدود الميزانية المعتمدة لذلك .

-  مدخلات ومخرجات المشروع تصل للفئة المستهدفة في المكان والوقت المناسبين .

-  الصرف يتم في الأوجه الصحيحة للإنفاق .

-  التنفيذ يتم بالجودة العالية المطابقة للمواصفات الفنية .

-  القوى البشرية والإمكانيات المادية يتم استخدامها بفاعلية وكفاءة .

-  إنجازات المشروع تتم وفقا لما هو مخطط له .

-  تأثيرات المشروع قد تحققت ، والتعرف على درجة تحققها .

-  تم تحديد مواطن القوة والضعف في المشروع والوقوف على الجوانب التي تحتاج إلى تحسين .

-  تم تحديد المشكلات التي تعوق التنفيذ لإيجاد الحلول المناسبة لها .

الأثار الناتجة عن غياب عملية المتابعة

                             ¬       تأخير إنجاز العمل

       ¬       الإسراف في التكلفة واستخدام الموارد

التأخير في حل الصعوبات والمشكلات التي تواجه العمل

التعارض بين الجهات المشاركة في تنفيذ أنشطة المشروع

أنواع المتابعة

أ - من حيث طبيعتها :

1. المتابعة الفنية :

المتابعة الفنية لموقع المشروع وهي التي تبين ما تم إنجازه من أعمال مقابل ما تم إنفاقه من استخدامات أستثمارية ، ومطابقة الأعمال المنفذة لما ورد في التوصيف العيني للمشروع من حيث الموقع والمواصفات والموارد المكونة للإنشاءات والتعديلات التي أدخلت على التنفيذ وأسبابها وأثرها على تحقيق الأهداف المرتبطة بالمشروع والمشاكل التي تعترض التنفيذ سواء كانت طبيعية أم نتيجة ظروف خارجية , ولذلك فإن هذا النوع من أنواع المتابعة يتم بصفة دورية ومنتظمة على مدار مرحلة التنفيذ .

2. المتابعة المالية :

المتابعة المالية هي أحد أنواع المتابعة المستخدمة في تنفيذ المشروعات ، وتهدف إلى الوقوف على ما تم صرفه من أموال على مشروع معين مقارنة بما تقرر لهذا المشروع من تلك الاعتمادات .

وهذا النوع من أنواع المتابعة يمكن إجراءه على فترات :

- شهرية : حيث تقوم المنظمة بعمل متابعة مالية شهرية .

- ربع سنوية : وفي هذه الحالة يجب أن يتم إعداد تقارير ربع سنوية بما لا يتجاوز نهاية الشهر التالي للربع المحدد ومما يسمح باتخاذ القرارات اللازمة في ضوء معدلات التنفيذ .

- المتابعة السنوية : لبيان معدل التنفيذ ومعدل الأداء الاقتصادي للمشروع وإظهار المؤشرات الإيجابية في التنفيذ وكيفية التغلب على المؤشرات السلبية .

ب- من حيث مصدرها :

1-  المتابعة الداخلية :

"هى التي تختص بصورة أساسية بمجالات تنفيذ أنشطة المشروع ذاته "

وتهدف إلى إمداد مديري المشروع والمشرفين على التنفيذ بمدى التقدم في عملية تنفيذ المشروع .وتتم  المتابعة  بأشراف إدارة المشروع .

2-  المتابعة الخارجية :

"وهى تختص أساسا  بمدى تقدم المشروع بصفة عامة متمشية مع الإطار التنظيمي المنطقي الذي يتم من خلاله  تنفيذ المشروع ."

ويتم أجراء هذه المتابعة بواسطة الهيئة الممولة والهيئات المشاركة في سياق الأشراف على المشروع .

الدورة المستندية للعهد / شرح مهم للمحاسبين حديثي التخرج ومن يبحثون عن الخبرة ، احمد دحان في شرح مبسط لكيفية تصميم الدورة المستندية

الدورة المستندية للعهد / شرح مهم  للمحاسبين حديثي التخرج ومن يبحثون عن الخبرة  ، احمد دحان في شرح مبسط لكيفية تصميم الدورة المستندية 
يمكنكم متابعة الحلقة من هنا ↓↓↓↓↓

الدورة المستندية للعهدة المستديمة :

مرحبا بكم اعزائي الكرام 

بداية سوف نتطرق لمفهوم العهدة ومن ثم ننتقل الى الدورة المستندية كما يلي :

هي العهدة التي تصرف لبعض العاملين الذين تستوجب طبيعة عملهم وجود نقدية معهم للصرف منها على متطلبات الوظيفة وهي تظل باقية في عهدة الموظف ولا تتم تسويتها إلا عند نهاية السنة المالية ليعاد صرفها من جديد طالما أن طبيعة العمل تستلزم ذلك وتتم صرف العهد واستعاضتها وزيادتها أو تخفيضها طبقا للإجراءات التالية:

1-عند صرف العهدة أو زيادتها:

أ-يقدم طالب العهدة إذن صرف بالقيمة المطلوب صرفها إلى إدارة الحسابات للتحقق من ضرورة وجود عهدة طرف هذا الموظف ورفع الطلب للمدير المالي لاعتماده.

ب- تقوم إدارة الحسابات بعد اعتماد الطلب بصرف العهدة.

ج- نفس الإجراءات تتبع عند زيادة العهدة.

۲-عند استعاضة العهدة :

أ‌-       يقوم أمين العهدة بالصرف منها على متطلبات الوظيفة باستخدام إيصال صرف مؤقت من العهدة مسلسل وفقا لنموذج معين يشتق تصميمه من امر التوريد ، ويجب أن يوقع المستفيد باستلام المبلغ وأن يرفق مستند الصرف مع الإيصال.

ب‌-  يقوم أمين العهدة عند بلوغ رصيد العهدة ۷۰٪ او النسبة المعتمدة في الشركة  من قيمتها أو عند نفاذها بتحرير کشف استعاضة وفقا لنموذج مخصص لهذا الغرض تسجل فيه المبالغ المنصرفة بالتفصيل من واقع إيصالات الصرف المؤقتة ويقدم الكشف مرفقا به المستندات إلى إدارة الحسابات

ت‌-  تقوم إدارة الحسابات بمراجعة الكشف والمستندات وتحليل المبالغ المنصرفة بحسب الغرض من الصرف ثم تقوم بتحرير إذن صرف نقدية.

ث‌-   تقوم الإدارة المالية بمراجعة الكشف والمستندات وإذن الصرف وترفع جميعها للمدير المالي لاعتماد الصرف.

ج‌-   يقوم أمين الخزينة بصرف المبلغ المطلوب والموازي الإجمالي کشف الاستعاضة ويوقع أمين العهدة على أصل إذن الصرف باستلام المبلغ.

ح‌-    يسلم کشف الاستعاضة ومرفقاته مع ملخص حركة النقدية إلى الإدارة المالية لإتمام عمليات المراجعة والقيد والحفظ .

خ‌-   تقيد المبالغ المنصرفة بموجب کشف الاستعاضة كمصروفات عادية لكي يعود رصيد العهدة إلى المبلغ الأصلي لها.

الدورة المستندية للمدفوعات النقدية / شرح مهم للخريجين للمحاسبين حديثي التخرج ومن يبحثون عن الخبرة ، احمد دحان في شرح مبسط لكيفية تصميم الدورة المستندية للمدفوعات

الدورة المستندية للمدفوعات النقدية:

يمكنكم متابعة الحلقة من هنا ↓↓↓↓

• يقوم طالب صرف النقدية( أيا كان موضوع الصرف ) بتحرير إذن صرف نقدية من اصل وصورة وبالامكان ان يكون من أصل فقط : يقدم الأمين الخزينة.

(وعادة ما يتم وضع دفتر اذن الصرف النقدي  لدى الحسابات )

• ويوقع عليه المحاسب بما يفيد الاعداد ثم يعتمد من مدير الإدارة التابعة وأيضا من مدير الإدارة المالية او المدير المفوض باعتماد الصرف .

 • ثم يتقدم طالب الصرف بإذن الصرف إلى أمين الخزينة الذي يسلمه النقدية ويوقع المستفيد باستلام المبلغ ويحتفظ لديه بإذن الصرف لكي يقوم امين الخزينة في اخر اليوم بتحرير سند صرف نقدي بموجب اذونات الصرف التي تم صرفها .

• يقيد سند الصرف في كشف حركة الخزينة ويرفق بها ويرسل مع كشف حركة الخزينة ومرفقاتها الى الحسابات لاستكمال إجراءات القيد

• ولأحكام الرقابة على المدفوعات النقدية يجب أن تعتمد إذون الصرف من المدراء والمسئولين المفوضين  بإعتماد الصرف المقررة باللائحة المالية .

أنواع المدفوعات

صرف عهد   صرف نثريات   سداد ديون    سلف    مستحقات

شراء اثاث او تجهيزات او مستلزمات

المشتريات والمصروفات النقدية

مستندات دورة المشتريات والمصروفات النقدية

(ا) سند صرف نقدى وشيك

(ب) تسوية عهدة مندوب مشتريات وامين الصندوق

 (ا) سند صرف نقدى وشيك

يصدر سند الصرف بارقام تسلسلية صادرة من الحاسب الالى

§ يسجل على سند الصرف نقدا او بشيك

§ يسجل بالسند رقم الشيك واسم البنك وتاريخه

(ب) تسوية عهدة مناديب المشتريات وامين الصندوق

§ تسجل ارقام فواتير المشتريات والمصروفات وارقامها بسند التسوية

ترفق جميع المستندات مع القيد

التوقيع المعتمد – امين الصندوق – المحاسب – رئيس الحسابات – المديرالمالي – المدير العام

شرح آلية تصميم الدورة المستندية وشرح تفصيلي للدورة المستندية للمقبوضات لمن ليس لديهم خبرة محاسبية وخصوصا حديثي التخرج

بالنسبة للمحاسب الذي سوف يعمل في منشأة جديدة ويزاول مهامه مع بداية مزاولة نشاط المنشأة ، فإن عليه ان يراعي ما ورد في الحلقة السابقة حلقة خطوات تصميم النظام المحاسبي من قبل محاسب ليس لديه خبرة ، إضافة الى ما ورد في تلك الحلقة وبعد ان يعي المحاسب مجال نشاط المنشأة وطبيعة تعاملاتها يبدأ في تصميم الدورة المستندية بالتدريج خطوة خطوة وبحسب تطلبات العمل واستحداث الإدارات داخل المنشأة وتوسع اعمالها بما يكفل ما يلي :

1-   تحقيق الضبط الداخلي للعمليات والرقابة على عناصر التشغيل.

2-    تسهيل إجراءات تنفيذ العمليات.

3-    انسياب المستندات بسهولة وبسرعة.

4-    توفير البيانات اللازمة لعمليات التسجيل بالدفاتر وتحليل البيانات وإعداد الدفاتر والقوائم والملخصات المالية.

على المحاسب ان لا يفكر ان بناء وتصميم الدورة المستندية يتم مرة واحدة في اول يوم عمل ، وانما يتم البناء تدريجيا كما اشرنا .

ولو نظرنا الى كبرى الشركات في العالم لوجدنا انها بدأت بدورة مستندية متسقة ومنسجمة مع حجم اعمال المنشأة واخذت هذه الدورة في التوسع مع مرور الأيام  وتوسع الأنشطة .

لذلك طالما وانت ستعمل في منشأة لا يوجد لديها دورة مستندية عليك ان تصمم الدورة وفقا لما يتلاءم معها كما سيأتي .

تختلف الدورة المستندية عن الدورة المحاسبية

وذلك في ان الدورة المحاسبية لا تختلف من منشأة الى أخرى حيث ان للدورة المحاسبية مسار واحد يبدأ من تحديد المستند وتحليل المعاملة منتهيا بالقوائم المالية .

بينما الدورة المستندية يمكن ان تختلف من منشأة الى أخرى

لما اصمم الدورة المستندية لاي منشأة هناك  مستندات أساسية لا يمكن العمل الا بها سواء كانت المنشأة جديدة او كانت المنشأة شغالة بغض النظر عن ان كانت المنشأة صغيرة او كبيرة .

من هذه المستندات

سند القبض سند الصرف فاتورة المبيعات سند الاستلام المخزني ....

وحتى تحقق الدورات المستندية أهدافها فإنه يجب أن تتسم بالشمول لجميع عمليات الشركة وأنشطتها ذات الأثر المالي.

الان سوف نتطرق لاهم الدورات المستندية التي سوف نخصص لكل منها حلقة مستقلة كما يلي :

المستندات والدورات المستندية للعمليات بالشركة :

-          الدورة المستندية للمقبوضات:

-          المقبوضات النقدية.

-          المقبوضات بشیکات.

-          الدورة المستندية للمدفوعات:

-          المدفوعات النقدية.

-          المدفوعات بشيكات.

-          الدورة المستندية للعهدة المستديمة.

-          الدورة المستندية للأجور والمرتبات.

-           الدورة المستندية للمشتريات.

-         الدورة المستندية للمخازن

-          أنواع المواد المستخدمة في النشاط وتقسيم المخازن.

-        دورة إضافة المشتريات بالمخازن.

-        دورة الصرف من المخازن.

-        دورة الإرتجاع من التشغيل.

-         الدورة المستندية للمبيعات.

تنظيم استخدام وتداول نماذج المستندات :

تحفظ الدفاتر والمطبوعات في مكان آمن وتصرف بتوجيه من  المدير المالي

وفقا لسجل (دفتر ) معد لهذا الغرض مبين فيه اسم الدفتر ورقم التسلسل (من – الى ) واسم الموظف المستلم وتوقيعه ...... يوقع فيه مستلم الدفتر ومبين فيه اسم ال

وعند انتهاء الدفتر يتم تسليمه مرة أخرى إلى المدير المالي ليوجه بتوريده الى الأرشيف وفقا لأرشفه معينة .

تم مناقشة موضوع  التدفقات النقدية بالتفصيل الى ابعد مدى

لمشاهدة الحلقة كاملة من هنا

الدورة المستندية للمقبوضات

لكي يتم تصميم الدورة المحاسبية للمقبوضات لازم نعرف مصادر المقبوضات وهي كما يلي:

-        دفع مقدمة

-        مبيعات نقدا

-        تحصيلات من العملاء

-        توريد من الشركاء

-        توريد فائض عهد

-        سحب من البنك

-        توريدات أخرى

المقبوضات النقدية بالخزينة:

الدفع المقدمة

• عند قبول العميل عرض الأسعار المقدمة من قبل إدارة الشركة تقوم إدارة المبيعات بتحرير إذن توريد نقدية  من أصل + ۲ صورة ...

الأصل : يسلم للعميل للتوجه به إلى أمين الخزينة.

الصورة الأولى : ترسل إلى إدارة المبيعات وتحفظ بملف العميل للمتابعة.

الصورة الثانية : تحفظ بالدفتر

المبيعات النقدية

•  في حالة المبيعات النقدية يجب هنا ان نفرق بين حالتين هل تم البيع في إدارة الشركة ( في قسم المبيعات داخل المكتب ) ام ان البيع تم مباشرة في معارض الشركة

-        اذا تم البيع في إدارة المنشأة فإن على محرر فاتورة البيع في المكتب ان يحرر حافظة توريد نقدية ويذكر فيها رقم فاتورة البيع النقدية واسم المشتري والتاريخ وبقية بيانات الفاتورة ويطلب من العميل المشتري ان يسلم المبلغ الى امين الصندوق بموجب اصل اذن التوريد ونسخة من  فاتورة البيع .

يقوم امين الصندوق بتحرير سند قبض نقدي  للمشتري بموجب اذن التوريد وفاتورة البيع من اصل وثلاث نسخ ويسلم اصل سند القبض للعميل ويشير فيه الى رقم الفاتورة ومن ثم يعود العميل الى قسم المبيعات ويتم التأكد من سند القبض  يقوم مسئول قسم المبيعات بتحرير امر صرف بضاعة الى المخازن لصرف البضاعة بموجب الفاتورة ويشار في امر الصرف الى الفاتورة .

-        اما اذا تم البيع في معارض المنشأة للعميل مباشرة فتحرر فاتورة نقدية للعميل يستلم اصل الفاتورة ، وفي نهاية اليوم يقوم مسئول المعرض بجمع المبيعات النقدية لليوم كامل وعمل ما يلي :-

-        إما عمل اذن توريد نقدي من اصل وثلاث صور بنفس الترتيب المشار اليه سابقا وتسليم المبلغ مع اصل اذن التوريد و صورة من كل فاتورة الى امين الصندوق لتحرير سند قبض واحد بتلك الفواتير النقدية وبموجب اذن التوريد .

-        او ان يقوم مسئول المعرض بتحرير اذن توريد إيداع ويقوم بإيداع المبلغ في البنك وتسليم اشعار الإيداع مع صورة من كل فاتورة الى الحسابات لقيد تلك الفواتير .

• في نهاية اليوم يقوم امين الصندوق باعداد كشف حركة الصندوق او كشف حركة الخزينة وقد شرحنا بالتفصيل كيف يتم اعداد الكشف بالتفصيل

يحتوي كشف حركة الصندوق على جانب خاص بالمقبوضات وجانب اخر خاص بالمدفوعات وفي اعلى الكشف تاريخ الحركة ورقمها   ويظهر في نهاية الكشف رصيد اليوم السابق يضاف اليه مقبوضات اليوم ويخصم منه مدفوعات اليوم ليظهر الناتج النهائي عبارة عن رصيد نهاية اليوم ، بعد ذلك يرفق امين الصندوق بالكشف سندات القبض وسندات الصرف مع مرفقاتها ويرسلها الى الحسابات ليتم مراجعتها واستكمال إجراءات الدورة المحاسبية .

• ثم تقوم إدارة المراجعة وإدارة الحسابات باتخاذ إجراءاتها المتعلقة بمطابقة كشف حركة الخزينة بإيصالات استلام النقدية وفواتير البيع أو العقود أو عروض الأسعار ... وأيضا التأكد من صحة التجميع والترصيد .

تحصيلات العملاء

عادة ما يكون لدى المحصلين دفاتر خاصة بالتحصيل ودفاتر التحصيل تشبه دفاتر القبض الا انها خاصة بالتحصيل من العملاء تحصيلات المبيعات الآجلة او تحصيل المبالغ المتعلقة بالتعاقدات مع العملاء .

يقوم المحصل بتحرير إيصال التحصيل للعميل عند استلامه للمبلغ وفي نهاية اليوم وبحسب سياسة الشركة اما ان يتم توريد التحصيلات الى البنك وهو السائد او ان يتم توريدها الى خزينة الشركة وهذا النادر  .

عند توريدها الى البنك يقوم المحصل بتحرير اذن توريد بنكي ويودع المبلغ في البنك ويتم ارفاق اشعار الإيداع مع اذن التوريد من صورة من كل تحصيل وتسليمها الى الحسابات لعمل القيود اللازمة بذلك (وهنا يستحسن ان يكون هناك سجل خاص منظم للعملية بين المحصلين وبين الحسابات يوضح فيه السندات المسلمة للحسابات لقيدها)

عند توريدها الى خزينة الشركة يقوم المحصل بتحرير اذن توريد نقدي بإجمالي تحصيلات اليوم  يرفق به اذن التوريد ويورد اجمالي المبلغ مع نسخة من كل تحصيل مع اذن التوريد الى الخزينة ويقوم امين الصندوق بقيد سندات التحصيل في كشف حركة الصندوق كونها تعتبر مقبوضات بالنسبة له  (وبخصوص امين الصندوق والمحصل اما ان يقوم امين الصندوق بالتوقيع على نسخة سند التحصيل الخاصة بالمحصل على انه استلم المبلغ وهذا يعتبر اخلاء للمحصل او ان يقوم بالتوقيع على ذلك في السجل المشار اليه عند توريد التحصيلات الى البنك )

التوريدات من الشركاء او من فائض العهد او أي توريدات أخرى

يقوم الشخص المعني بالتوريد بتحرير اذن توريد نقدي ( وعادة ما يتم وضع دفتر اذن التوريد النقدي لدى الحسابات او لدى السكرتارية حيث يتم الوصول اليه بسهولة )

وبموجب اذن التوريد يورد المبلغ الى الصندوق ويحرر بذلك امين الصندوق سند قبض من اصل وصورتين

الأصل لمن قام بتوريد المبلغ

صورة للحسابات

صورة في ملف من قام بالتوريد

صورة للدفتر

القبض من البنك (سحب الشيكات )

عند الحاجة لتغذية الصندوق في الشركة بمبالغ نقدية تقوم الإدارة المالية باتخاذ الإجراءات المتمثلة في اصدار سند تحرير شيك باسم امين الصندوق موضحا فيه الغرض من سحب المبلغ .

وبموجب اذن تحرير الشيك وصورة من الشيك المستلم  يقوم امين الصندوق بتحرير اذن توريد نقدي وبموجبه يحرر سند قبض نقدي بالمبلغ المسحوب من البنك ويرفق صورة من سند القبض في نهاية اليوم مع كشف حركة الخزينة ومرفقاتها التي تسلم وترسل الى المراجعة والحسابات لاستكمال الإجراءات المتعلقة بالدورة المحاسبية .

اذا مستندات الدورة المستندية للمقبوضات هي :

-اذن توريد نقدي – حافظة توريد يتكون من اصل + 3 صور

- سند قبض نقدا يتكون من اصل + 3 صور

- اذن توريد شيكات – حافظة توريد شيكات يتكون من اصل + صورة

- سند قبض شيكات   يتكون من اصل + 3 صور

- دفتر كشف حركة الخزينة اليومية  نقدا  يتكون من اصل + صورة

- دفتر كشف حركة الخزينة شيكات  يتكون من اصل + صورة  

- فواتير المبيعات النقدية

ملاحظات

-         ارقام السندات يجب ان تكون تسلسلية ويمكن ان تصدر يدويا او اليا .

-         يجب ان تحتوي السندات على البيانات اللازمة التي تفيد العملية

-         يجب ان تستوفى التوقيعات من قبل المختصين

يشار الى انه في حال تعامل الشركة بعملتين ان يتم تكرار نفس الإجراءات وتكرار الدفاتر اذا كان لدينا عملة اجنبية